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24. Ist es möglich, einen Lieferanten von Qualitätsölen und -Schmiermitteln (nicht den billigsten) zu wählen, ohne das "Gesetz über öffentliche Aufträge" zu verletzen?

In letzten Jahren ein beträchtlicher Teil von Unternehmen wählt ihre Waren- und Dienstleistungslieferanten mit Hilfe von Ausschreibungen, die in Anlehnung an das "Gesetz über öffentliche Aufträge" durchgeführt werden.

In den Verzeichnissen Wesentlicher Auftragsbedingungen (SIWZ) werden am häufigsten Trivialnamen von Produkten aufgezählt und wird festgestellt, dass das einzige Wahlkriterium eines Angebots der niedrigste Produktpreis ist.

Auftraggeber vergessen jedoch, dass das eigentliche Ziel einer jeden Ausschreibung die Gewinnung des günstigsten Angebots ist, was nicht bedeutet, dass es im Augenblick der Wahl das billigste wird. Im Falle der Wahl eines (mehrerer) Lieferanten von Schmierölen und -Stoffen sollte man Vorteile nicht nur an Produktenpreisen beurteilen, sondern auch an einer Funktion, die die Schmiermittel im mehrjährigen Betrieb von Maschinen und Anlagen erfüllen, nämlich: die richtige Schmierung sollte eine Lebensdauerverlängerung der Maschinen bei niedrigstmöglichen Betriebs- darin auch Reparaturkosten sicherstellen.

Um das günstigste Angebot für Schmiermittellieferungen wählen zu können, ist vorzusehen, welche Mittel unentbehrlich sind, und ihre Parameter genau in den SIWZ zu beschreiben, und zwar:

• Namen, Gattungen sowie technische und qualitative Parameter von Ölen und Schmiermitteln (darin auch gleichwertigen Produkten), die von beliebigen Herstellern geliefert werden können, und die erforderliche technische und qualitative Kriterien erfüllen, und deren Einsatz keine Änderung der Betriebsbedingungen und beim Auftraggeber keine Nebenkosten wegen deren Einsatzes (darin auch wegen des Vermischens mit vorher verwendeten Produkten) hervorrufen;
• Namen und Gattungen, technische und qualitative Parameter sowie Namen dieser Öle und Schmiermittel, für die der Auftraggeber nicht bewilligt, Produkte mit gleichwertigen Eigenschaften einzusetzen, mit einer gleichzeitigen unanfechtbaren Begründung, warum anstatt der verlangten Produkten kein Einsatz der anderen Produkten mit gleichwertigen Eigenschaften zugelassen wird (z.B.: dies verursache eine Garantieverletzung des Maschinenherstellers, trete die Notwendigkeit auf Öle während der Ergänzung von Verlusten (Nachfüllungen) zu mischen, was mit einem Störungsrisiko verbunden sei, das Öl sei über die Zentralinstallation an die Maschinengruppe im Betrieb zugeführt, Einsatz neuer Ölgattungen verursache einen Anstieg der Lager- und Schmier-Wirtschaftkosten im Betrieb, u.ä.);
• welche Prüfungen durchführen und welche Garantien der Lieferant neuer Ölgattungen leisten muss, um deren Gleichwertigkeit und Mischbarkeit im Verhältnis zu den vorher eingesetzten Produkten ohne damit verbundene Nebenwirkungen in der gesamten voraussichtlichen Betriebsdauer zu beweisen;
• welche belegte und nachprüfbare Referenzen von eventuellen Waren- und Dienstleistungslieferanten erfordert werden;
• in welchen Verpackungen und mit welchem Volumen die einzelnen Gattungen der Produkte geliefert werden sollen;
• wie die Produktenmenge und -Qualität vom Lieferanten belegt werden sollen, und auf welche Weise quantitative und qualitative Abnahmen der gelieferten Produkten durchgeführt werden (Wägen, Probename), welche Parameter der einzelnen Öle bei der Abnahme geprüft werden, welche Labors die Prüfungen durchführen, wer und wann die Schiedsprüfungskosten trägt;
• in welchen einmaligen Mengen und mit welcher Häufigkeit die einzelnen Produkte geliefert werden sollen (quantitative Lieferfristenpläne der einzeln Warengattungen in einer Monats- oder Wochenanordnung);
• Zahlungsbedingungen und -Fristen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen;
• Verfahren und Fristen für Preisänderung von Produkten in der Warenlieferungsvertragsdauer, wenn der Vertrag länger als ein Vierteljahr gelten wird (besonders wichtig bei den Ausschreibungen für Lieferungen von Erdölprodukten, wo die Preise von den Erdölpreisen an Weltbörsen und vom Zloty-Kurs gegenüber Dollar und Euro abhängen);
• gleichrangige Strafbedingungen wegen der Unausführbarkeit des Vertrags (sowohl für den Lieferanten als auch für den Auftraggeber);
• andere technische Sonder, Organisations- und Handelsbedingungen, die die Festsetzung der Preis- und Qualitätsbedingungen beeinflussen.

Wenn die obigen Bestimmungen in den SIWZ fehlen, kann es passieren, dass notfalls das billigste und nicht unbedingt das günstigste Angebot gewählt wird (meistens geht der Preis Hand in Hand mit der Produktenqualität sowie mit den technischorganisatorischen Möglichkeiten der Hersteller oder Lieferanten) und die scheinbaren Ersparnisse entpuppen sich als beträchtlich größere Verluste.